Python 软件基金会：供应商政策
介绍
Python 软件基金会 (PSF) 供应商政策旨在为服务是否属于雇佣关系或供应商关系提供指导，进一步定义供应商和发票要求，以及税务文件要求。
Python 软件基金会不提供税务、法律或会计建议。本材料仅供参考，不旨在提供税务、法律或会计建议，也不应依赖于此类建议。在进行任何交易之前，请咨询您的税务、法律和会计顾问。
员工与承包商
目的
制定一项政策，以确定向 PSF 提供的服务是由员工还是承包商完成的。
因素
一般来说，如果控制权归 PSF 所有，则个人为员工。如果个人是独立的，则他们为独立承包商。
在确定员工与承包商身份时，PSF 会考虑以下标准
- PSF 是否控制或有权控制工人的工作内容以及工人如何完成工作？
- 独立承包商自行决定在哪里工作，以及使用什么工具来完成工作。他们承担项目自身盈亏的风险。
- PSF 有权控制员工的工作，并定期审查员工绩效，以确保工作产品符合管理层的预期。
- 工人的工作业务方面是否由 PSF 控制？（这些包括工人如何获得报酬、费用是否报销、谁提供工具/用品等）
- 员工是 PSF 每两周支付一次工资或时薪的员工。
- 独立承包商按合同支付，支付频率由合同确定。
- 员工报销费用，并提供完成工作的物资。
- 独立承包商负责自己的费用，并必须提供自己的工具和物资。在某些情况下，合同中确定的直接费用（例如差旅费）可能会由 PSF 报销，不会影响承包商的身份。
- 是否有书面合同或员工类型福利（例如养老金计划、保险、带薪休假等）？
- 潜在雇员会收到一份录用函，其中提供一般雇佣条款，包括年薪、福利资格和入职日期。
- PSF 承担员工的工伤保险、失业保险以及任何雇主联邦或州工资税。PSF 不负责支付承包商的雇主税。但是，如果承包商是非美国国民，则 PSF 可能需要负责向 IRS 代扣和缴纳税款。
- PSF 的一般责任保险单涵盖所有代表 PSF 执行业务的员工和承包商，不视为员工福利。
- 这种关系会持续下去吗？所做的工作是业务的关键方面吗？
- 员工通常被雇用不确定的时间。独立承包商通常被雇用预定的时间，并为合同中规定的特定项目或项目工作。
- 业务的关键方面不应该外包，应该由员工完成。
加州的一项新法律限制了承包商可以为公司做的工作。公司正常经营范围内的工作不能外包。此外，承包商一年内不能被雇用超过 35 个独立项目。
表格 SS-8
如果在审查完这些证据类别后，仍然不清楚工人是员工还是独立承包商，可以向 IRS 提交表格 SS-8，即《联邦雇佣税和所得税预扣款目的的工人身份确定》。该表格可以由企业或工人提交。IRS 将审查事实和情况，并正式确定工人的身份。
供应商定义
供应商包括向 PSF 提供商品和服务的各种法律实体。典型的法律实体包括个人/独资企业、S 公司、C 公司、合伙企业和有限责任公司。
供应商包括根据发票或独立承包商协议、奖项和荣誉津贴获得报酬的法律实体。
有关各种类型供应商的税务文件和影响的更多信息，请参阅供应商税务文件部分。
发票
PSF 通常需要发票才能处理供应商付款，除非已执行的协议书或合同提供付款信息。发票应在日历月结束后的 5 天内通过电子邮件发送至 [email protected]。
发票内容
发票应包含以下信息
- 供应商名称
- 供应商地址
- 街道、城市、州/省、邮政编码、国家
- 发票日期
- 必须在工作完成的同一个月内
- 发票号码
- 付款条款
- 提供的商品或服务的描述
- 发票金额和货币（例如“USD”代表美元）
- 所需的付款方式和相关的付款说明
- 有关更多详细信息，请参阅 付款选项 页面
发票示例
可以在这里找到 免费发票模板。
付款条款
付款条款定义为发票日期或合同或协议书中指定的事件后发票到期的天数。
如果发票不包含付款条款和/或发票到期日未由协议书或合同指定，PSF 将从发票日期起假设以下付款条款
- 赠款和奖项为 7 天
- 个人为 15 天
- 组织为 30 天
所有发票必须经批准并提交完整的税务文件才能付款。
如有任何关于付款条款的问题，请联系PSF 会计团队。
审批流程
所有发票必须在付款前获得批准。
包括经济援助、奖项和酬金在内的所有赠款，都需提前获得批准。
与软件开发或用户体验相关的发票必须由相应的项目经理批准；鼓励项目经理在收到发票后 7 天内批准。所有其他发票，包括项目管理，必须由 PSF 员工批准。PSF 会计团队目前使用 Adobe Echosign 或电子邮件获取批准。
OFAC 制裁国家
外国资产控制办公室 (OFAC) 发布了受制裁国家拥有的或控制的个人和公司的名单，或代表这些国家或其行为的个人和公司。美国政府禁止美国公民、美国实体和外国公司在美国的分支机构与这些名单上的国家或个人进行商业往来。这些名单包括个人、团体和实体，例如在非特定国家/地区的计划下被指定为恐怖分子和毒品贩子的个人、团体和实体。特别指定国民 (SDN) 名单包含被禁止在美国开展业务的个人、银行、企业等的姓名。OFAC 名单经常更改，并在OFAC 网站 上发布。
Python 软件基金会遵守 OFAC 规定，以避免民事和刑事处罚。在 PSF 会计团队将其系统中添加新供应商之前，PSF 会检查 OFAC 名单，以确认新供应商是否符合规定。不符合规定的供应商将不会获得报销、赠款或其他付款。
供应商税务文件
为了获得服务付款，PSF 要求供应商通过邮件将完整的税务文件提交至[email protected]。税务文件要求因供应商居住地、供应商使用的法律实体类型以及供应商是否拥有美国税务识别号码而异。
所有从 PSF 收取付款的供应商都必须提供以下已完成的税务表格之一
如果您对税务文件有任何疑问，请联系PSF 会计团队，我们将尽力为您提供帮助。
承包商的税款代扣
国内个人和组织
预扣税款
支付给国内个人和组织的款项不受 PSF 税款代扣的约束。
表格 1099
PSF 在供应商付款后的下一年的 1 月 31 日之前，为每个供应商签发一份表格 1099。PSF 通过实体邮件发送表格 1099；供应商可以选择通过电子邮件接收表格。
在表格 1099 上向供应商报告的付款可能是应税的；请咨询您的税务顾问，并参考IRS 的 1099 页面 以获取更多信息。
外国个人和组织
预扣税款
支付给外国个人的款项将被扣缴 30% 的美国联邦税款，除非满足以下所有条件
- 供应商的居住国与美国之间有税收协定。
- 供应商拥有美国税务识别号码，例如 EIN、SSN 或 ITIN。
美国与外国的税收协定
如果外国供应商的居住国与美国之间存在税收协定，则外国供应商可以要求降低或减少美国联邦预扣税率。
首先，供应商必须使用美国税收协定当前列表 确定美国是否与其居住国之间存在税收协定。
其次，供应商必须确定税收协定是否适用于向 PSF 提供的服务。
请参考 IRS 关于可获得的税收协定优惠的摘要此处 或出版物 901（美国税收协定） 以获取更多信息。
美国税务识别号码
- 美国税务识别号码包括雇主识别号码 (EIN)、社会安全号码 (SSN) 或个人纳税人识别号码 (ITIN)。
获取美国 ITIN
美国 ITIN 是美国国税局颁发给没有美国 EIN 或 SSN 且没有资格获得美国 EIN 或 SSN 的个人的 9 位数字。
一般来说，所有根据适用税收协定申报减免预扣税的外国个人必须拥有 ITIN（参见条例第 1.1441-1(e)(4)(vii)(A) 条）。另请参见 出版物 515，非居民外国人及外国实体的预扣税。
外国个人可以通过填写 表格 W-7 获取美国 ITIN。此表格通过邮件、经由接受代理人以及其他方式提交给美国国税局。有关更多信息，请参见 W-7 说明。
美国 TIN 要求的例外情况
为了符合实质存在测试，PSF 作为预扣税代理人将负责跟踪承包商在两年内进出美国的活动，包括所有 PSF 项目和非 PSF 项目。这对 PSF 和供应商来说都是过重的负担，并且在付款时无法预测，因此 PSF 不允许使用此例外情况来避免美国联邦税预扣。
获取美国联邦税预扣款的退款
请咨询税务专家，了解最适合您的选择。以下是两种常见的方法
- 外国个人可以在付款年度结束后向美国国税局申报纳税申报表。所有美国收入必须包含在年度纳税申报表中。
- 如果收入也已在供应商的居住国征税，外国个人可能能够申请对已支付给美国的税款进行抵免。
外国账户税收合规法案 (FATCA)
外国账户税收合规法案 (FATCA) 是一项美国联邦法律，旨在改善税收合规。
像 PSF 这样的付款人必须
- 制定程序对外国收款人进行分类，并识别应预扣税款的付款。
- 制定程序报告并从应预扣税款的付款中预扣税款。
- 接收适当的文档，例如表格 W-9、8233 或 W-8 系列，以验证收款人的 FATCA 状态。
表格 1042-S
PSF 在供应商付款年度的 3 月 15 日之前，为每个供应商发布一份 表格 1042-S。PSF 通过电子邮件发送表格 1042-S，并在供应商要求时发送纸质副本。
在表格 1042-S 上向供应商报告的付款可能是应税的；请咨询您的税务顾问。