Python 软件基金会：供应商政策
导言
Python 软件基金会 (PSF) 供应商政策旨在为服务属于雇佣关系还是供应商关系提供指导，进一步定义供应商和发票要求，以及税务文件要求。
Python 软件基金会不提供税务、法律或会计建议。本材料仅供参考，并非旨在提供税务、法律或会计建议，也不应依赖于此。在进行任何交易之前，请咨询您的税务、法律和会计顾问。
员工 vs 承包商
目的
提供一项政策，以确定向 PSF 提供的服务是由员工还是承包商完成的。
因素
一般来说，如果控制权归属于 PSF，则该个人为员工。如果该个人是独立的，则他们是独立承包商。
在确定员工与承包商身份时，PSF 会考虑以下标准
- PSF 是否控制或有权控制员工的工作内容和方式？
- 独立承包商自行决定他们的工作方式和地点，以及应使用哪些工具来完成工作。他们承担项目本身利润/亏损的风险。
- PSF 有权控制员工的工作，并定期审查员工绩效，以确保工作成果符合管理层的期望。
- 员工工作的业务方面是否由 PSF 控制？（包括员工的报酬方式、费用是否报销、谁提供工具/用品等）
- 员工是 PSF 每两周支付一次薪水的雇员或小时工。
- 独立承包商按合同基础支付报酬，付款频率由合同设定。
- 员工的费用可以报销，并为完成工作提供用品。
- 独立承包商负责自己的费用，并且必须提供自己的工具和用品。在某些情况下，合同中确定的直接费用（如差旅费）可能由 PSF 报销，但不影响承包商的身份。
- 是否有书面合同或员工类型的福利（例如养老金计划、保险、休假工资等）？
- 潜在的雇员会收到一份录用通知书，其中规定了雇佣的一般条款，包括年薪、福利资格和入职日期。
- PSF 承担员工的工伤保险、失业保险以及任何雇主联邦或州工资税的责任。PSF 不负责为承包商支付雇主税。但是，如果承包商是非美国籍人士，则 PSF 可能有责任向 IRS 预扣并缴纳税款。
- PSF 的一般责任保险单涵盖所有代表 PSF 执行业务的员工和承包商，不被视为员工福利。
- 这种关系会继续下去吗，并且所执行的工作是业务的关键方面吗？
- 员工通常被聘用不确定时长。独立承包商通常被聘用预定时长，并用于合同中规定的特定项目或多个项目。
- 业务的关键方面的工作不应外包，而应由员工执行。
加利福尼亚州的一项新法律限制了承包商可以为公司做的工作。公司正常业务范围内的任何工作都不能外包。此外，承包商在一年内不得被雇用超过 35 个独立项目。
表格 SS-8
如果在审查这些类别的证据后，仍不清楚员工是雇员还是独立承包商，则可以向 IRS 提交表格 SS-8，《联邦就业税和所得税预扣目的的工人身份确定》。该表格可以由企业或工人提交。IRS 将审查事实和情况，并正式确定工人的身份。
供应商定义
供应商包括向 PSF 提供商品和服务的各种法律实体。典型的法律实体包括个人/个体经营者、S 型公司、C 型公司、合伙企业和有限责任公司。
供应商包括通过发票或独立承包商协议获得报酬的法律实体，以及奖励和酬金。
有关各种类型供应商的税务文件和影响的更多信息，请参见“供应商税务文件”部分。
发票
PSF 通常需要发票才能处理供应商付款，除非完全签署的协议书或合同提供了付款信息。发票应以电子邮件形式发送至 [email protected]，时间为日历月结束后 5 天内。
发票内容
发票应包含以下信息
- 供应商名称
- 供应商地址
- 街道、城市、州/省、邮政编码、国家/地区
- 发票日期
- 必须在工作完成的当月
- 发票号码
- 付款条款
- 所提供商品或服务的描述
- 发票金额和货币（例如，美元用“USD”）
- 所需的付款方式和相关付款说明
- 有关更多详细信息，请参见付款方式页面
发票示例
可以在此处找到免费的发票模板。
付款条款
付款条款定义为发票到期日在发票日期或合同或协议书中指定的事件之后的天数。
如果发票未包括付款条款，并且/或者发票到期日未由协议书或合同指定，则 PSF 假定从发票日期起有以下付款条款
- 赠款和奖励为 7 天
- 个人为 15 天
- 组织为 30 天
在付款之前，所有发票都必须获得批准，并提交完整的税务文件。
如有任何关于付款条款的问题，请联系 PSF 会计团队。
审批流程
在付款之前，所有发票都必须获得批准。
赠款，包括财政援助、奖励和酬金，都将事先获得批准。
与软件开发或用户体验相关的发票必须由相应的项目经理批准；鼓励项目经理在收到发票后 7 天内批准发票。所有其他发票（包括项目管理）必须由 PSF 员工批准。PSF 会计团队目前使用 Adobe Echosign 或电子邮件获取批准。
OFAC 制裁国家
美国财政部外国资产控制办公室（OFAC）会公布由目标国家拥有或控制、或代表目标国家行事的个人和公司名单。美国政府禁止美国公民、美国境内的实体以及外国公司在美国的分支机构与这些名单上的国家或当事人进行商业往来。这些名单包括个人、团体和实体，例如根据非特定国家计划指定的恐怖分子和毒品贩运者。特别指定国民（SDN）名单包含被禁止在美国开展业务的个人、银行、企业等的姓名。OFAC名单经常更改，并在OFAC网站上发布。
Python软件基金会（PSF）遵守OFAC法规，以避免民事和刑事处罚。在PSF会计团队将新供应商添加到其系统之前，PSF会检查OFAC名单以确认新供应商是否合规。不合规的供应商将不会获得报销、赠款或其他付款。
供应商税务文件
为了获得服务报酬，PSF要求供应商将完整的税务文件邮寄至[email protected]。税务文件要求因供应商的居住地、供应商使用的法律实体类型以及供应商是否拥有美国税务识别号码而异。
所有从PSF获得付款的供应商都必须提供以下已填写好的税务表格之一：
- W-9表格：适用于美国国内的个人和组织
- 8233表格：适用于拥有美国税号的外国个人
- W-8BEN表格：适用于没有美国税号的外国个人
- W-8BEN-E表格：适用于外国组织
如果您对税务文件有任何疑问，请联系PSF会计团队，我们将尽力为您提供帮助。
承包商的税收预扣
美国国内的个人和组织
税务预扣
支付给美国国内个人和组织的款项不受PSF的税收预扣约束。
表格 1099
PSF在供应商付款后的第二年1月31日之前，向每位供应商发放一份1099表格。PSF通过邮寄方式发送1099表格；供应商可以选择通过电子邮件接收该表格。
在1099表格中报告给供应商的付款可能需要纳税；请咨询您的税务顾问，并参考美国国税局（IRS）的1099页面以获取更多信息。
外国个人和组织
税务预扣
支付给外国个人的款项需缴纳30%的美国联邦税预扣，除非满足以下所有条件：
- 供应商的居住国与美国有税收协定。
- 供应商拥有美国税务识别号码，例如EIN、SSN或ITIN。
美国与外国之间的税收协定
如果外国供应商的居住国与美国之间存在税收协定，则外国供应商可以要求降低或减少美国联邦税预扣税率。
首先，供应商必须使用美国现行的税收协定清单确定美国是否与外国供应商的居住国签订了税收协定。
其次，供应商必须确定税收协定是否适用于向PSF提供的服务。
请参阅美国国税局关于可用的税收协定优惠的摘要此处或901号出版物（美国税收协定）以获取更多信息。
美国税务识别号码
- 美国税务识别号码包括雇主识别号码（EIN）、社会安全号码（SSN）或个人纳税人识别号码（ITIN）。
获取美国ITIN
美国ITIN是由美国国税局向不拥有且没有资格获得美国EIN或SSN的个人颁发的9位数号码。
通常，根据适用的所得税协定要求降低预扣税率的所有外国个人都必须拥有ITIN（请参阅法规1.1441-1(e)(4)(vii)(A)节）。另请参阅515号出版物《非居民外国人及外国实体税收预扣》。
外国个人可以通过填写W-7表格来获得美国ITIN。此表格通过邮寄、受理代理和其他方式提交给美国国税局。有关更多信息，请参阅W-7表格说明。
美国税号要求的例外情况
为了符合实质性存在测试，作为预扣代理的PSF将负责追踪承包商在两年内为了所有PSF和非PSF项目进出美国的行动。这给PSF和供应商都带来了不必要的负担，并且在付款时无法预测，因此PSF不允许使用此例外情况来避免美国联邦税预扣。
获取美国联邦税预扣的退款
请咨询税务专家以了解最适合您的选择。以下是两种常见的方法：
- 外国个人可以在付款的年度结束后向美国国税局提交纳税申报表。所有美国收入必须包含在年度纳税申报表中。
- 如果该收入也被供应商的居住国征税，则外国个人可能可以申请抵免已支付给美国的税款。
外国账户税收合规法案（FATCA）
《外国账户税收合规法案》（FATCA）是一项旨在提高税收合规性的美国联邦法律。
像PSF这样的付款人必须：
- 制定程序对外国收款人进行分类，并识别需要预扣税款的付款。
- 制定程序报告需要预扣税款的付款，并从中预扣税款。
- 收到适当的文件，例如W-9表格、8233表格或W-8系列表格，以验证收款人的FATCA状态。
1042-S表格
PSF在供应商付款后的第二年3月15日之前，向每位供应商发放一份1042-S表格。PSF通过电子邮件发送1042-S表格，如果供应商要求，将发送纸质副本。
在1042-S表格中报告给供应商的付款可能需要纳税；请咨询您的税务顾问。